Tři úrovně elektronického podpisu (eIDAS)
Nařízení EU eIDAS (č. 910/2014, platné v ČR i SR) rozlišuje tři úrovně:
Prostý (jednoduchý) elektronický podpis — jakákoli data připojená k dokumentu, kterými podepisující projevuje vůli (kliknutí na „souhlasím", grafický podpis, podpis na dotykovém displeji). Nevyžaduje certifikát. Podle čl. 25 odst. 1 eIDAS mu nesmí být upírána právní účinnost ani přípustnost jako důkazu jen proto, že je elektronický nebo že není kvalifikovaný. Jeho důkazní síla se posuzuje v kontextu — tj. podle toho, jak dobře je doloženo kdo, kdy a co podepsal.
Zaručený podpis (AdES) — kryptograficky jednoznačně svázán s podepisující osobou a umožňuje detekovat pozdější změnu dokumentu. Typicky vyžaduje certifikát.
Kvalifikovaný podpis (QES) — nejvyšší úroveň, založená na kvalifikovaném certifikátu od certifikované autority. Jako jediný má ze zákona automaticky stejnou právní váhu jako vlastnoruční podpis v celé EU.
Vyšší úroveň ≠ „jedině platná". U QES je rovnost s vlastnoručním podpisem dána automaticky, u prostého podpisu se právní účinek a důkazní hodnota prokazují okolnostmi a auditní stopou.
Jakou úroveň splňuje aReception
Mechanismus aReception odpovídá prostému elektronickému podpisu dle čl. 3 bodu 10 eIDAS, ovšem s nadstandardně silnou identifikací podepisující osoby:
Na kiosku se osoba identifikuje načtením občanského průkazu, ve webovém Portálu jednoznačným přihlášením navázaným na e‑mail dané osoby. K podpisu se ukládá grafická podoba podpisu, datum a čas a v Portálu IP adresa.
Z hlediska GDPR: ukládá se grafická podoba podpisu (obrázek), nikoli dynamická biometrická data (rychlost, tlak, sklon pera). Podpis se proto nepovažuje za biometrický údaj / zvláštní kategorii osobních údajů podle čl. 9 GDPR — to celé řešení zjednodušuje. Správcem osobních údajů je zákazník (zaměstnavatel).
Jakou úroveň reálně vyžaduje BOZP
Pro prokázání seznámení osoby s dokumenty BOZP zákon nevyžaduje zaručený ani kvalifikovaný podpis. Slovenský zákon č. 124/2006 Z. z. (§ 7) ukládá zaměstnavateli povinnost zaměstnance prokazatelně seznámit. Zákon nepředepisuje konkrétní technickou formu podpisu — rozhodující je, aby zaměstnavatel unesl důkazní břemeno, že daná osoba byla v daný čas s daným obsahem seznámena. Stejná logika platí v ČR (zákoník práce + zákon č. 297/2016 Sb.; na SK zákon č. 272/2016 Z. z. o důvěryhodných službách).
Prostý elektronický podpis s úplnou auditní stopou je proto pro účely BOZP dostačující a akceptovatelný. Doporučení praxe „raději písemně" se týká síly důkazu, ne podmínky platnosti — a tu řešení aReception naplňuje díky identifikaci (občanský průkaz / přihlášení) a auditní stopě.
Odpovědi na čtyři konkrétní otázky
Jakou právní sílu má elektronický podpis — jde o prostý elektronický podpis dle eIDAS, jemuž čl. 25 zaručuje právní účinnost a přípustnost jako důkazu před soudem i při kontrole. Pro doložení seznámení s BOZP plně postačuje a v kombinaci se silnou identifikací má vysokou důkazní hodnotu.
Identifikace podepisující osoby — na kiosku načtením občanského průkazu, ve webovém Portálu jednoznačným přihlášením navázaným na e‑mail osoby. Záznam je přiřazen ke konkrétnímu účtu/profilu osoby.
Auditní stopa — ano. Systém ukládá datum, čas, identifikaci osoby, grafický podpis a vazbu na konkrétní obsah podepsaného dokumentu (v Portálu navíc IP adresu).
Forma archivace a akceptovatelnost při kontrole — záznamy se archivují v elektronické podobě ve formátu PDF v Portálu (servery v EU), po dobu nezbytně potřebnou; přiřazeny jsou k účtu osoby svázanému s jejím e‑mailem. Správcem údajů je zákazník. Při kontrole inspektorátu práce slouží jako průkazný doklad o splnění povinnosti seznámení.
Doporučení k době archivace — dobu uchování záznamů je vhodné nastavit podle promlčecích a kontrolních lhůt. Protože v souvislosti s případným pracovním úrazem nebo nemocí z povolání může být potřeba doložit seznámení i několik let zpětně, doporučujeme záznamy uchovávat po celou dobu trvání pracovního poměru a přiměřenou dobu po jeho skončení.
Upozornění: Toto stanovisko poskytuje aReception jako věcnou informaci a nepředstavuje právní radu. Posouzení konkrétní situace ve vašem provozu doporučujeme ověřit s vaším právníkem.