• Návštěva — návštěvník řekne nebo vybere jméno pracovníka a avatar ho s ním telefonicky spojí

• Mám QR kód — odbavení ohlášené návštěvy z pozvánky

• Pošta/kurýr — přivolání pracovníka k převzetí zásilky

• Odpovědi na dotazy — avatar odpovídá na to, co jste mu napsali do Instrukcí avatara (parkování, otevírací doba, kde jsou toalety…)

• Přepnutí jazyka a evakuační režim

💡 Držte seznam kontaktů krátký a aktuální. 40 lidí, kteří opravdu přijímají návštěvy, funguje líp než 400 řádků vyexportovaných z firemního adresáře.

💡 Kroky 1 až 4 jsou nutné pro první spuštění. Kroky 5 až 9 zapínáte podle toho, co používáte.

• Časové pásmo — nastavte hned na začátku. Ovlivňuje časy návštěv i automatické uzavírání neodhlášených návštěv na konci dne.

⚠️ Nezakládejte kontakt bez telefonního čísla. Avatar ho návštěvníkovi nabídne, ale nedovolá se — hovor spadne na záložní kontakt a návštěvník je zbytečně zmatený.

💡 Projděte si to jako seznam. Nejlepší je vzít export kontaktů, doplnit sloupec se záložním číslem u všech hostitelů a naimportovat zpátky. Hostitel bez záložního čísla je přesně ten případ, kdy návštěvník zůstane bez odpovědi.

1. Založte kontakt pro záložní volání — např. Recepce, Sekretariát, Vrátnice. Je to normální kontakt v sekci Kontakty, jen zastupuje roli, ne osobu. Vyplňte mu zobrazované jméno a telefonní číslo.

2. Zapište ho do seznamu — Nastavení zařízení → Vlastní nastavení, klíč secretariatCallList. Hodnota je seznam zobrazovaných jmen kontaktů v uvozovkách a hranatých závorkách:

plain text
["Recepce", "Sekretariát"]

Volá se v pořadí, v jakém jsou uvedené — první, kdo zvedne, hovor převezme.

3. Nastavte kontakt pro zásilky — klíč deliveriesCallList, stejný formát. Komu se volá, když přijde kurýr a nejmenuje konkrétního člověka:

plain text
["Zásilky", "Recepce"]

plain text
Recepce: Právě dorazil/a $visitor_name a čeká na recepci, ale nedovolala jsem se ti.
Ulož si prosím moje číslo, budu z něj hlásit i příští návštěvy.

• Zahájit konverzaci pomocí
• Tlačítka jazyků — doporučená varianta. Pro každý nastavený jazyk vlastní tlačítko, návštěvník rovnou volí jazyk a konverzace v něm hned začne.
• Textové tlačítko — jedno tlačítko se střídajícím se textem, konverzace startuje ve výchozím jazyce. Používá se méně.

• Uvítací zprávy — jedna věta na řádek, na obrazovce se střídají. Nejlíp fungují jako krátká sdělení o tom, co terminál umí:

plain text
Vítejte ve společnosti Ukázka s.r.o.
Ohlásím vaši návštěvu.
Odbavím vás podle pozvánky.
Předám zásilku.

• Texty tlačítka pro zahájení konverzace — max. 2 řádky, zobrazuje se jen u varianty Textové tlačítko.

• Nálada avatara a Intenzita — výchozí výraz obličeje, než někdo přijde. Osvědčené je Zavřený úsměv s intenzitou 0.4.

💡 Uvítací texty se zobrazují ještě před volbou jazyka a střídají se, takže se používá jedna společná sada pro všechny jazyky. Pokud k vám chodí cizojazyční návštěvníci, je dobré do ní věty v jednotlivých jazycích namíchat — třeba dvě české a dvě anglické.

• kdo avatar je a jak se jmenuje, jestli tyká nebo vyká, jak dlouhé odpovědi dává

• kde se nachází (firma, adresa, budova)

• informace, na které se návštěvníci ptají: kde parkovat, kam s kamionem, otevírací doba, kde jsou toalety, kdy je oběd

plain text
Jsi digitální recepční ve společnosti Ukázka s.r.o. na adrese Průmyslová 1, Ostrava.
Komunikuješ česky a anglicky. Jsi avatar na kiosku u vchodu, mluvíš hlasem.
Jmenuješ se Nela. Návštěvníkům vykáš.
Odpovídáš stručně, maximálně 50 slov, v odstavcích do 20 slov, bez formátování.

### Informace o firmě ###
Recepce má otevřeno 6:00 až 18:00.
Návštěvnické parkoviště je vpravo od hlavní brány.
Kamiony se hlásí na vrátnici u brány 2.
Toalety jsou na chodbě vlevo.

1. Nemažte bloky „Speciální akce” a „Tlačítka”. V promptu je sekce se seznamem příkazů (MEETING, VISIT, DELIVERIES a další). Tou avatar spouští scénáře. Když se smaže nebo přepíše, terminál přestane spojovat hovory a odbavovat pozvánky — a nikde se neobjeví chybová hláška, prostě to nefunguje. Editujte jen textovou část nad ní. Kompletní blok je v Příloze B.

2. Nepište avatarovi, co neumí. Věta typu „nemáš přístup k hodinám ani kalendáři” ho spolehlivě přinutí odmítnout i otázku na čas, kterou by jinak zvládl — aktuální čas dostává automaticky ke každému dotazu.

3. Buďte konkrétní a stručně. Model bere prompt doslova. „Odpovídáš maximálně 50 slov” funguje, „odpovídej hezky” ne.

• Text a předmět e-mailu s pozvánkou — co dorazí návštěvníkovi spolu s QR kódem.

• Interní domény — vaše e-mailové domény. Účastníci z těchto domén se neberou jako externí návštěva (důležité pro pozvánky přes e-mail, viz Fáze 4).

• Platnost pozvánky před začátkem schůzky — o kolik minut dřív QR kód začne fungovat.

• Aktivovat funkci mimořádné události

• Kód místa srazu — kód, kterým lidé na shromaždišti potvrdí, že jsou v bezpečí

• URL evakuačního plánu a Obecné pokyny — zobrazí se na evakuační stránce

• Klíč se musí trefit přesně, včetně velikosti písmen. Překlep = nastavení se ignoruje.

• Hodnota je vždy text. Zapínací volby pište malými písmeny true / false.

• Změna se projeví až v následující konverzaci, ne uprostřed probíhající.

• Pořadí položek si můžete přetáhnout myší, na funkci to nemá vliv.

• U vchodu, v úrovni očí — návštěvník musí terminál vidět dřív, než začne hledat zvonek.

• Ne proti oknu ani silnému protisvětlu — displej se hůř čte.

• Ne do hlučného rohu — mikrofon snímá i okolí. Hala s vysokozdvižnými vozíky nebo otevřená vrata za zády jsou problém.

• Ne vedle jiného terminálu, televize nebo hlasitého reproduktoru s mluveným slovem — terminál by mluvenou řeč z těchto zařízení přepisoval a bral ji jako vstup od návštěvníka. Hudba na pozadí nevadí, mluvené slovo ano.

• Volný prostor kolem — návštěvník potřebuje dosáhnout na displej a mít kam odložit tašku.

1. V portálu otevřete Nastavení zařízení → Přihlašovací údaje a zobrazte QR kód.

2. Na terminálu tento QR kód načtěte.

3. Terminál se propojí s portálem a natáhne si vaši konfiguraci.

1. Zapněte terminál a počkejte, až naběhne uvítací obrazovka s avatarem.

2. Zkontrolujte, že se zobrazují vaše uvítací texty — pokud vidíte původní demo texty, ukončete konverzaci a zkuste znovu; nastavení se načítá při startu konverzace.

3. Klepněte na tlačítko jazyka (u varianty Textové tlačítko na tlačítko zahájení konverzace) — avatar se ozve a pozdraví.

4. Řekněte nahlas „dobrý den” a sledujte, jestli se v horní části obrazovky objeví modrý pruh s přepsaným textem. To znamená, že terminál slyší.

5. Vyzkoušejte i tlačítka na obrazovce — Návštěva, Mám QR kód, Pošta/kurýr. Spustí přesně ty samé scénáře jako mluvený požadavek.

⚠️ Pozor na tlačítko „podrž a mluv”. Je standardně zapnuté: návštěvník musí tlačítko na obrazovce držet po celou dobu, kdy mluví, a pustit ho, až domluví. Je to nejčastější důvod, proč si nový uživatel myslí, že terminál neslyší. Počítejte s tím při testu a řekněte o tom i kolegům, kteří budou terminál někomu předvádět.

⚠️ Avatar slyší, ale nereaguje na slova? Ozvěte se nám. Bývá to nastavení potlačení okolního hluku pro konkrétní mikrofon a doladíme ho na dálku, není to potřeba řešit na místě.

1. Vyberte nebo založte návštěvníka (jméno, e-mail).

2. Vyberte hostitele — kontakt, ke kterému návštěva patří.

3. Nastavte datum a čas návštěvy.

4. Odešlete. Návštěvníkovi odejde e-mail s QR kódem.

⚠️ Zakladatel schůzky musí být v portálu veden jako kontakt — jinak systém neví, do kterého účtu pozvánka patří, a pošle mu zpět chybovou zprávu. Než tuhle cestu oznámíte zaměstnancům, zkontrolujte, že jsou všichni v sekci Kontakty.

Když má schůzka jen interní účastníky, žádná pozvánka nevznikne — to je správně, QR kód potřebují jen externí návštěvy.

1. Avatar se zeptá, za kým návštěvník jde. Ten může jméno říct nahlas, nebo si ho vybrat ze seznamu kontaktů na displeji.

2. Avatar se zeptá na jméno návštěvníka (podle nastavení hlasem, přes formulář nebo klávesnicí).

3. Avatar zavolá hostiteli, řekne mu „Na recepci je Jan Dvořák, přepojuji vás” a hovor rovnou spojí — hostitel mluví s návštěvníkem přes terminál.

4. Když hostitel nezvedá, hovor se přepojí na jeho záložní číslo, případně na společný záložní kontakt (recepce / sekretariát), a hostiteli odejde SMS, že ho někdo hledal.

5. Návštěva se zapíše do portálu do sekce Návštěvy.

💡 Ve vyšších plánech se dá krok 3 nahradit tónovou volbou — hostitel na telefonu stiskne číslo a tím rozhodne, co se stane (spojit hovor, otevřít dveře, vydat kartu, „už jdu na recepci”). V plánu BASIC se hovor spojuje přímo.

1. Návštěvník přiloží QR kód z e-mailu ke čtečce na terminálu.

2. Terminál pozvánku dohledá, pozdraví návštěvníka jménem a potvrdí, s kým má schůzku.

3. Avatar zavolá hostiteli a spojí hovor — dál stejně jako u neohlášené návštěvy.

4. Návštěva se zapíše do portálu, propojená s pozvánkou.

QR kód začne platit krátce před začátkem schůzky (podle nastavení v Nastavení účtu → Návštěvy) a přestane platit s jejím koncem. Když návštěvník dorazí dřív nebo mnohem později, QR kód neprojde — pak použije tlačítko Návštěva.

1. Kurýr řekne, že přiváží zásilku.

2. Pokud jmenuje konkrétního člověka, avatar zavolá jemu.

3. Pokud nikoho nejmenuje, zavolá kontaktu ze seznamu deliveriesCallList.

4. Avatar kurýrovi řekne, co má dělat — kam zásilku odložit nebo že si pro ni někdo přijde.

1. Po vyhlášení se terminál přepne do evakuačního režimu.

2. Návštěvníkům, kteří mají v systému telefonní číslo, odejde SMS s pokyny.

3. Na shromaždišti lidé potvrdí, že jsou v bezpečí, zadáním kódu místa srazu.

4. V portálu vidíte v reálném čase, kdo je evakuovaný a kdo ne.

plain text
### Speciální akce, které můžeš provádět ###
Pokud chceš spustit dialog pro výběr pracovníka a následné telefonické spojení, připoj na konec odpovědi speciální příkaz ve tvaru {"command": "MEETING"}.
Pokud chce návštěvník zavolat konkrétní osobu a zmínil její jméno, vrať pouze příkaz {"command": "MEETING", "name": "<jméno pracovníka>"}.
Pokud má návštěvník QR pozvánku nebo přišel na dohodnutou schůzku, připoj na konec odpovědi příkaz ve tvaru {"command": "VISIT"}.
Pokud chceš spustit dialog pro zavolání pracovníka pro převzetí pošty, neříkej žádnou odpověď a vrať pouze příkaz ve tvaru {"command": "DELIVERIES"}.
Pokud chceš spustit dialog pro předání zásilky konkrétnímu pracovníkovi, vrať pouze příkaz {"command": "DELIVERIES", "name": "<jméno pracovníka>"}.
Pokud chceš změnit jazyk na angličtinu, nic neříkej a pouze pošli příkaz ve tvaru {"command": "LANG-EN"}.
Pokud chceš ukončit konverzaci nebo při rozloučení připoj na konec odpovědi speciální příkaz ve tvaru {"command": "END-CONVERSATION"}.

### Tlačítka ###
Pod avatarem digitální asistentky jsou tlačítka pro rychlou volbu. Stejnou funkčnost si uživatel může vyžádat i slovně a pokud se tak stane, tak přidej speciální příkaz podle vyžádaného tlačítka ke své odpovědi. Zde je seznam tlačítek:
# Návštěva - návštěvník má možnost říci nebo vybrat ze seznamu jméno pracovníka a následně se s ním telefonicky spojit {"command": "MEETING"}
# Mám QR kód - návštěvník naskenuje QR kód z pozvánky a následně se telefonicky spojí s hostem {"command": "VISIT"}
# Pošta/kurýr - informace pro osoby, které donesly zásilku {"command": "DELIVERIES"}

plain text
Pokud chce návštěvník vyřešit konkrétní problém, spoj ho s pracovníkem, který má danou agendu
na starosti, přidáním příkazu {"command": "MEETING", "name": "<jméno pracovníka>"} na konec odpovědi.
Následuje seznam pracovníků a jejich agend.
Jana Nováková: fakturace, objednávky
Petr Svoboda: reklamace